Onlangs ben ik gestart met de implementatie van Dynamisch Organiseren bij een gemeente in Zuid-Nederland. Het implementatietraject, waar we nu middenin zitten, is cruciaal voor de uiteindelijke toepassing van Dynamisch Organiseren. Ik neem je graag mee in mijn ervaring met dit project voor deze gemeente en vertel je meer over onze werkwijze.
Steeds harder werken eist zijn tol
Toen ik voor het eerst bij deze gemeente aanklopte, trof ik overbelaste medewerkers aan. Het cluster waar wij ons over mochten ontfermen, was door de coronacrisis en andere problematiek overbelast geraakt. Ze hadden het te druk met als gevolg: inefficiënt werken, ontevreden klanten en verminderd werkplezier. Het steeds harder werken eisten zijn tol voor de ruim 150 medewerkers.
Samen de basis leggen
De afdeling waar ik aan de slag ging, bestond uit 7 teams. We hebben voor een bottom-up aanpak gekozen. In de eerste fase van het traject informeren we teams over Dynamisch Organiseren en wat de basisprincipes zijn. Om dit efficiënt te kunnen doen, ‘scouten’ we in de teams naar medewerkers die Dynamisch Organiseren willen uitdragen. Deze teamleden (key-users) trainen wij om vervolgens met hun eigen team de taken in kaart te brengen. Op de achtergrond zijn wij voor deze key-users continu beschikbaar voor vragen en advies.
Hoe breng je taken in kaart?
Met Dynamisch Organiseren leren gemeenten om onderscheid te maken tussen structureel werk en tijdelijk werk. Met structureel werk bedoelen we werk dat altijd terugkomt zoals groenonderhoud en vergunningen. Tijdelijk werk zijn werkzaamheden die tijdelijk van aard zijn en een duidelijk begin- en eindpunt hebben. Vaak zijn dit projecten. Voor de tijdelijke werkzaamheden kan een team prioriteiten stellen. Overzicht van de werkzaamheden is daarmee de basis om de overstap te maken van ‘u vraagt wij draaien’ naar ‘hoort deze vraag bij ons en is het nodig om de vraag direct op te pakken?’.
Het maken van een capaciteitsplanning
Iedere key-user gaat na de training met zijn team aan de slag om een capaciteitsplanning te maken. Ze kijken samen met de collega’s naar de werkzaamheden die op dit moment worden uitgevoerd, hoeveel tijd dit kost en wat hiervan structureel of tijdelijk van aard is. Deze bevindingen worden verwerkt en vervolgens met ieder team besproken. “Ik wist niet dat we met zoveel projecten tegelijk bezig waren?!”, riep een teamlid in volle verbazing. Deze besprekingen maken vaak veel los bij de teams. We ontmoeten verbazing, bevestiging, erkenning en soortgelijke emoties en er komt meer ruimte voor de vraag ‘waar zijn we als team nu eigenlijk wel en niet van’. Nog een reden waarom deze analysefase voor ons zo belangrijk is; bewustwording.
Uitrollen van Dynamisch Organiseren
Nu de capaciteitsplanningen bij alle teams operationeel zijn, gaan we nu aan de slag met de volgende fase van Dynamisch Organiseren. Onderwerpen die nu geadresseerd worden zijn ‘samenwerking, leiderschap, en kernwaarden’. Tegelijkertijd werken we ook aan het inrichten van ‘team overstijgend projectmanagement’.
We zijn nog maar net begonnen, maar hebben met elkaar al grote stappen gemaakt.
Raak jij enthousiast over onze aanpak? Ik kom graag een keer langs bij jouw gemeente!