Geanne blog

Vertragen om vertraging te voorkomen

“Maar dan moet ik dus meer tijd investeren aan de voorkant, terwijl we de deadlines van projecten nu al heel vaak niet halen?” Het is een vraag die ons regelmatig gesteld wordt. En het antwoord is eigenlijk altijd hetzelfde: “Ja, inderdaad.” Dat voelt natuurlijk een beetje tegenstrijdig, want implementeren we Dynamisch Organiseren niet juist om meer dingen daadwerkelijk gedaan te krijgen? En ook dat klopt. Maar hoe werkt dat dan precies?

De onderliggende gedachte van Dynamisch Organiseren is dat je overzicht en focus kunt creëren door je bewust te zijn van welke werkzaamheden je doet en eventueel wilt gaan oppakken.

Een weg zoeken in alle opgaven

In de praktijk zien we vaak gebeuren dat medewerkers, vanuit een drive die lovenswaardig is, tegen alles ‘ja’ zeggen wat voorbijkomt. Die vraag die de wethouder stelt, kun je immers niet zomaar negeren. En dat project waar die collega mee bezig is, daar heeft jouw expertise ook meerwaarde. Het gevolg is echter een constant gevoel van druk (zijn), omdat we aan veel taken tegelijk werken. Dit terwijl we ons er niet precies van bewust zijn wat precies het doel is en wanneer een project afgerond is. Ik zie regelmatig dat het niet alleen voor medewerkers een uitdaging is, maar ook voor teammanagers om hier goed op te sturen. De methodiek van Dynamisch Organiseren helpt daarbij.

Hoe helpt Dynamisch Organiseren tegen potentiële vertraging?

Door middel van een capaciteitsplanning wordt de beschikbare tijd van het team (en daarmee ook iedere medewerker individueel) afgezet tegen het werk dat er ligt. Zodra er een nieuw project of opdracht bijkomt wordt bewust stilgestaan om te kijken of de werkzaamheden passen in de tijd én de prioriteit van het team. Daarbij wordt ook inzichtelijk gemaakt wat de verwachte doorlooptijd, het doel en het resultaat van het betreffende project is. Zo wordt voorkomen dat je (onbewust) met werkzaamheden aan de slag gaat die niet passen in je tijd of die eigenlijk (op dit moment) niet de prioriteit hebben.

Werken met een goed gevoel

Deze manier van werken geeft medewerkers een goed gevoel. Ze zijn zich ervan bewust dat ze bezig zijn met het werk dat er écht toe doet, zonder dat ze structureel te veel werk hebben. Oftewel: door aan de voorkant even te vertragen, voorkom je dat allerlei werkzaamheden op een later moment vertraging oplopen. En de praktijk laat zien dat iedereen daar baat bij heeft.