Nieuws

Dynamisch organiseren (DO) is geen rocket science. Toch is de praktijk weerbarstig. DO invoeren vraagt inspanning van het team. De voordelen zijn evident en structureel, maar het vraagt op de korte termijn wel inspanning. Ik ben dan ook op zoek naar de knoppen die van belang zijn bij de invoering van DO. Ik wil er vier noemen die ik sowieso onderscheid, maar ik realiseer me dat er nog veel meer zijn.

Nog niet bekend met Dynamisch Organiseren? Ik praat je kort bij:
De essentie van Dynamisch Organiseren is het expliciet verbinden van vraag en aanbod, van gevraagde competenties aan beschikbare competenties, van gevraagde capaciteit aan beschikbare capaciteit. Met expliciet bedoelen we dat het weloverwogen gebeurt ondersteund door inzicht in capaciteit en competenties.

Vier factoren die meespelen in het succes van Dynamisch Organiseren binnen organisaties

1. Het is geen ‘one size fits all’ oplossing

Blijf dicht bij het waarom. DO zelf is geen doel maar een middel. Iedere betrokkene bij DO dient het waarom te ‘voelen’. Vaak is dat doel evident: rust en overzicht, efficiënt werken, arbeidsvreugde of onderlinge verbinding. Maar dat is niet altijd zo. DO kan voor 80% van het team van groot belang zijn maar voor 20% van minder belang. De administratieve ondersteuning heeft bijvoorbeeld niet zoveel aan het maken van onderscheid tussen ontwikkeling en beheer wanneer al zijn of haar werkzaamheden beheersmatig zijn. DO is dan ook geen ‘one size fits all’ oplossing. De diepgang verschilt per team en binnen een team. Daarom investeren wij ook veel tijd in het coachen en trainen van teams.

2. Anders kijken naar je werkzaamheden

We schreven vanuit ons moederbedrijf SQALE al eerder een boekje met als titel ‘Anders kijken; meer zien’. Dat ging over procesinrichting en dat geldt zeker ook voor DO. Iedereen kijkt op een bepaalde manier naar zijn werk. Onze ervaring is dat de meeste medewerkers hun indeling maken op basis van expertise. ‘Ons team bestaat uit juristen, adviseurs, procesregisseurs en administratieve ondersteuning’.

Voor DO hebben we echter een aanvullende indeling nodig. ‘Ons team levert een aantal producten en diensten en ons team ontwikkelt op een projectmatig wijze.’ We maken dus onderscheid tussen enerzijds processen die betrekking hebben op dienstverlening, beheer, toezicht, handhaving, administratie etc. en anderzijds het ontwikkelproces. De snelheid waarmee DO kan worden geïmplementeerd is afhankelijk van de mate waarin de betrokkenen in staat zijn deze nieuwe (aanvullende) indeling zich eigen te maken.

3. Het hebben van inzicht

Ik heb een beetje een haat-liefde verhouding met inzicht. Enerzijds zie ik dat DO pas concreet wordt als er een overzicht is met processen en projecten. Anderzijds geeft dit maar een deel weer van wat we met DO willen en kunnen bereiken. Een capaciteitsoverzicht zegt namelijk nog weinig over het hebben van de juiste mensen op de juiste klus en de aansluiting van de projecten op het overall doel van het team. Toch kan het ook niet zonder. Een capaciteitsplanning is een instrument uit de systeemwereld en werkt alleen als we deze goed weten te verbinden met de leefwereld om ons heen. Medewerkers die dit begrijpen, kunnen zorgen dat het inzicht optimaal is en daarmee écht verschil maken.

4. Leiderschap is cruciaal

Dynamisch organiseren kost tijd om in te voeren en vergt discipline om bij te houden. Een opdrachtgever die in alles uitstraalt dat DO voor hem of haar een onmisbaar instrument is, maakt een implementatie relatief eenvoudiger. Als de opdrachtgever erin ‘gelooft’, zal de omgeving DO eerder adopteren. Leiderschap is daarmee cruciaal.

Het definiëren van bovenstaande en andere ‘knoppen’, helpt teams om met minimale inspanning maximaal resultaat te behalen. Bij SQALE willen we blijven leren zodat onze klanten met dezelfde inspanning meer resultaat kunnen bereiken. Daar worden we gelukkig van.